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Exportar contenido de tu cuenta
Considerando los límites de almacenamiento que entran en vigor en julio de 2022, los siguientes recursos para exportar contenido de las aplicaciones de Google Workspace para archivar fuera de línea te pueden ser útiles.
La primera alternativa para exportar contenido es Google Takeout. Esta herramienta está diseñada por Google para que descarguemos cualquier contenido de cualquiera de sus aplicaciones, por lo que será siempre la primera sugerencia de uso. Puedes consultar su ayuda detallada aquí.
Gmail ¿Cómo consulto mis correos exportados?
Al exportar tus correos con Google Takeout tendrás un archivo .mbox que no podrás consultar directamente. Las siguientes instrucciones te mostrarán cómo cargar dicho archivo en el cliente gratuito open-source Thunderbird de Mozilla.
Abre Thunderbird. Si no lo tienes instalado descárgalo e instálalo para continuar.
Si es la primera vez que usas Thunderbird, verás una pantalla similar a esta. Elige Cancelar.
- Verifica que estés en la pestaña de inicio haciendo clic en la esquina superior izquierda.
- Haz clic en el botón Canales
- Ingresa un nombre para identificarlo
- Haz clic en Finalizar
- Haz clic en el botón de menú en la esquina superior derecha, y luego haz clic en Configuración de cuenta.
- Selecciona Carpetas locales y haz clic en el botón Examinar.
- Selecciona la carpeta que contiene tu archivo .mbox y haz clic en Seleccionar carpeta.
- Thunderbird te notificará que necesita reiniciar, haz clic en Reiniciar
- Al reiniciar Thunderbird te mostrará la pestaña en que estabas trabajando. Puedes cerrar la pestaña de configuración y la noticias para que te quedes solo con la que te muestra tus correos.
- En la parte izquierda, encontrarás una sección de Carpetas locales, y en ella encontrarás el nombre de tu archivo .mbox (que contiene el respaldo de tus correos). Haz clic en él (puede tardar un momento en cargarlo, dependiendo de la cantidad de información).
- En la sección principal verás la lista de correos, al seleccionar uno verás su contenido en el panel inferior.
- Para filtrar tus correos, ingresa el término que buscas en la casilla de filtro en la parte derecha de la barra de acciones en el panel principal.
Google Chrome
Todas las cuentas @cobachbc.edu.mx son cuentas Google, por lo que usar el navegador de Google para sus aplicaciones es lo mejor que podemos hacer, ya que ellos configuran sus aplicaciones web pensando siempre en su navegador primero, y algunas funciones solo están disponibles en Chrome.
Creación de perfil
Crear un perfil nos permite iniciar sesión con nuestra cuenta @cobachbc.edu.mx en el programa del navegador, esto hará que nuestra cuenta institucional esté por defecto configurada con las página de Google. De esta manera no tienes que hacer inicio de sesión cada vez que usas el navegador.
Además de permitir esto, también te permite fácilmente trabajar fuera de línea con Drive y documentos, por ejemplo, así como tener múltiples usuarios con esas propiedades.
Al usar Chrome por primera vez no tendrá ninguna cuenta asociada, y te invita a que hagas inicio de sesión.
Chrome te invita a que inices sesión con una cuenta de Google.
Si no lo hiciste la primera vez, puedes abrir el menú de usuario en la esquina superior derecha, justo a un lado de la barra de direcciones, verás una ventana como la siguiente:
Desde esta ventana emergente puedes hacer inicio de sesión en Chrome, haciendo clic en Activar la sincronización.
Al activar la sincronización te pedirá que inicies sesión con una cuenta de Google.
Usa tu correo CoBach BC para iniciar sesión.
Confirma tu usuario ingresando la contraseña de tu correo CoBach BC.
Al ser cuentas administradas por CoBach BC, verás esta pantalla informativa, haz clic en Vincular datos para continuar.
Chrome te invita a que inices sesión con una cuenta de Google.
Al vincular tus datos es recomendable que actives también la sincronización, de esta manera todo tu trabajo se guardará automáticamente en tu cuenta y estará disponible en cualquier otro dispositivo donde inicies sesión con tu cuenta de CoBach BC.
Acepta la sincronización de datos.
A partir de ese momento, tu navegador Chrome tiene vinculada tu cuenta, lo podrás notar porque el botón junto a la barra de herramientas mostrará tu foto de perfil.
El perfil con tu cuenta CoBach BC ha sido guardado en Chrome.
Si haces clic en el botón de tu avatar junto a la barra de direcciones podrás ver los detalles de la cuenta que está activa en Chrome.
Si navegas a alguna aplicación de Google, notarás que no necesitas iniciar sesión, porque toma el usuario del perfil y te permite acceder rápidamente a tu correo, por ejemplo.
Puedes acceder directamente a las aplicaciones de Google sin tener que iniciar sesión, porque toma la información de la cuenta del perfil.
Si quieres manejar más de una cuenta Google, puedes agregar más perfiles, haciendo clic en + Agregar al final de la ventana emergente
Puedes agregar todas las cuentas que necesites.
Verás en la ventana emergente los perfiles que has creado.
Cuando seleccionas un perfil abre una ventana propia de Chrome para ese perfil, por lo que tienes un navegador dedicado para cada perfil.
Cada perfil se abrirá en su propio navegador, por lo que puedes aprovechar al máximo las características de cada aplicación de Google.
Gmail
Búsqueda avanzada
Filtros
Cuentas que únicamente envían información
Las cuentas de servicio o de envío usadas por sistemas o equipos se sugiere sean configuradas con el siguiente filtro:
Abre la búsqueda avanzada para iniciar el proceso de creación del filtro.
Haz clic en el icono derecho de la barra de búsqueda
Selecciona buscar en Enviados y haz clic en Crear filtro.
Haz clic en Aceptar en la ventana del aviso.
Para finalizar el filtro, habilita Eliminar. Si la cuenta tiene mensajes ya enviados, puedes habilitar también la útima opción para eliminar los enviados ya existentes.
De esta manera, la cuenta eliminará automáticamente los correos que conserva en Enviados, evitando la acumulación histórica de correos.